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项目具体情况对其进行改造,如合同部经理可以直接主管主合同,可专门设立索赔管理中心,设一个分主索赔工作的副经理。在项目的实施过程中组织结构也不是一成不变的,可以根据项目的进展对其进行调整,对于大型工程,如果当工程施工高峰期分包合同数量很多时,可以采取增加管理层次减小管理幅度的办法,即可以按专业或其他标准将众多分包合同划分成若干个小组,每个小组设小组长一名,可以仍设分管分包合同的副经理,也可以由合同部经理直接管各个分包合同小组长;对于索赔管理,在工程实施前期可以由某一合同副经理兼管,到了工程中后期索赔工作量比较大时,对于重大索赔事件,也可以将其分成若干索赔小组来进行管理。
直线式组织结构的优点是组织结构设置简单、权责分明、信息沟通方便,便于统一指挥,集中管理。主要的缺点是缺乏横向的协调关系,灵活性较差,一旦项目规模很大时,会使管理工作复杂化,合同部经理可能会因为经验、精力不及而顾此失彼,难以进行有效的管理,如当分包合同数量、或索赔很多时由于管理跨度过大容易产生失控。
另外,这种组织方式对每一位合同管理员本身素质的要求很高。以分包合同管理员为例,一个分包合同的管理几乎包括了合同管理的各个阶段和多个专业的内容。一个分包合同管理员从投标者的资格审查、招标文件的编制、招标、评标、合同谈判,到合同签订之后实施过程中的合同条款的解释、工程量的核实、合同进度款的支付、合同变更、法律和保险等,还有与技术人员和现场施工管理人员的协调等等,所以要求他具备很宽的知识面和各方面的经验,并有很强的组织协调能力。
2.2专业划分制
合同管理的另外一种组织结构就是矩阵式,也可以称之为专业划分制(如图2所示)。矩阵式的组织结构是一种混合组织结构,此种结构从各有关功能性单位集合了各方面的专家,形成对具体项目负责、协调的目标导向的专门部门或小组,以保证按质、按量、按期经济地完成项目任务。任务一旦完成,该小组即行解散。
在这种组织模式下,合同管理工作分成若干专业,可包括合同条件、索赔、计量、支付、技术、法律、保险、协调和文档等。专业划分的粗细程度视项目的复杂程度来确定。采用这种管理方式时将一个主合同、重大索赔事件或分包合同划分为若干专业管理区域,由对应的专业人员来管理。这种管理方式的优点是能充分发挥每一个专业人员的专业特长,能针对合同中出现的问题进行深入的分析和研究,尤其是对于主合同、重大索赔事件和主要分包合同的处理和研究,同时信息反馈的速度较快。其缺点是各个专业之间的协调工作量较大,可能会形成职责不分明的状态。
图2矩阵式组织结构图示例
我们的建议是在做组织结构的选择的时候要考虑的因素主要是项目的规模和复杂程度,如果是中小型项目一般可采用第一种方式,使管理工作简单化,因为在很大程度上简单就意味着高效;只有很大的综合性的项目才考虑是否采用第二种方式。
在现实中还会出现上述两种方式交叉使用的情况,如图1所示直线式的组织结构中的索赔管理,对于重大的索赔事件可由一个索赔管理员牵头,由其他合同管理员和项目部的其他部门的相关人员兼职共同处理。而在图2所示矩阵式组织结构中也可采用将相近的几个专业归到一个小组中,小组内部的管理又可以采用直线式,这样可以减少各专业之间的协调工作量等。
3合同部与项目其它职能管理部门的关系
作为一个合同部经理他主要考虑的可能是如何搞好合同部内部的工作,采用一种适宜的组织结构,使合同部的工作高效进行。而合同管理是整个项目管理的核心,作为一个项目的项目经理就必须从更高的层次来看待这个问题,要想真正搞好项目合同管理工作必须为合同部创造一个良好的外部环境。因为合同部本身也是项目部的一个职能部门,所以又必须考虑合同部与其他职能管理部门的关系问题。
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